Η συνάντηση πραγματοποιήθηκε προκειμένου να υπάρξει καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης και των αναγκών, αφού η Περιφέρεια δεν είχε ενημερωθεί για την φιλοξενία των προσφύγων στην περιοχή, ούτως ώστε να εξασφαλιστεί η απαραίτητη βοήθεια, στήριξη και συμβουλευτική για την ορθότερη και ασφαλέστερη διαμονή τους.
Το κλιμάκιο αποτελείτο από υπαλλήλους της Περιφέρειας Δυτικής Ελλάδας και συγκεκριμένα: ιατρό της Διεύθυνσης Δημόσιας Υγείας, κοινωνική λειτουργό της Διεύθυνσης Κοινωνικής Μέριμνας και ιατρό Αλλεργιολόγο και Υγιεινολόγο (Επόπτη Δημόσιας Υγείας) της Διεύθυνσης Δημόσιας Υγείας και Κοινωνικής Μέριμνας Π.Ε. Αχαΐας.